Introductie
Een internationale organisatie op het gebied van digitale productcontent had door de jaren heen ruim 80% van het dataverkeer geautomatiseerd. Grote merken en leveranciers van productinformatie zorgden ervoor dat de informatie in de juiste layout werd aangeleverd. De overige 20% echter was een rommeltje, met gegevens in diverse formaten zoals XML, CSV, Excel en PDF.
Uitdaging
De aangeleverde informatie bestond uit een kakofonie aan bestandsformaten, vaak niet up-to-date en niet in de vereiste vorm. Hoewel er een eerste geautomatiseerde controle plaatsvond, moest een team van ruim 65 mensen de vergaarbak aan data handmatig verwerken. Omdat alle productdata conform GS1-standaard verwerkt moest worden, was het kwaliteitsniveau erg hoog en de ruimte voor fouten zeer klein.
Oplossing
Thomas heeft samen met de organisatie gekeken naar de mogelijkheden om:
- Een hogere mate van automatisering te implementeren.
- De overige informatie op een nieuwe manier te verwerken.
Door Machine Learning te combineren met Robotic Process Automation werd de eerste winst behaald. Informatie uit PDF-documenten, die de bulk van de te verwerken informatie vormden, werd geëxtraheerd en getoetst aan de vereisten. Bij onvolledige informatie werd automatisch een bericht naar de aanbieder gestuurd. Bij correcte informatie werd deze geëxtraheerd naar de juiste velden en bij handmatige interventie werd dit specifieke dataveld helder aangeboden aan een operator.
Het verzamelen van alle business rules en kennis van de medewerkers werd samen met de klant nauwkeurig gelogd voor het trainen van de software. Nadat de software op maximaal niveau acteerde, werd gekeken naar het herplaatsen van de medewerkers binnen de organisatie. De eenvoudige dataverrijkingstaken werden uitbesteed aan een Aziatische outsourcer met een hoog prijs/kwaliteitsniveau.
Resultaten
Het team van 65 mensen werd binnen 12 maanden gereduceerd tot 30, waarvan nog 23 intern, wat leidde tot een besparing van 550.000 euro in het tweede jaar. Intern werd alle kennis geborgd in de automatisering en het resterende team, dat nu met gemak vijf keer zoveel data kan verwerken als voorheen.
Head of Data Management: “To this day I still believe we had our processes up to the highest standard before my manager introduced me to Thomas. Skeptical I stepped into our conference room for our first conversation, but his outside perspective helped us so much! The only thing I regret is that it took us about 7 months to get things signed off and get started!”
Ben jij ook benieuwd hoe Thomas kostbare tijd voor jou en je medewerkers kan vrijmaken op een waardevolle manier?
