Vrachtbrieven automatiseren
Zo bespaar je als transportbedrijf elke week tientallen uren
Vrachtbrieven verwerking automatiseren
Bespaar elke week tientallen uren, zonder je hele IT-landschap te verbouwen!
Iedereen in transport kent het wel: een stapel papieren vrachtbrieven op het bureau, aftekenlijsten met stempels, onleesbare CMR’s en ontbrekende ordernummers. En dan die ene collega die met een vergrootglas probeert te ontcijferen of het om lading A of B gaat.
Waarom doen we dit nog handmatig?
Bij Qintos zien we dagelijks hoeveel tijd én frustratie er verloren gaat aan het invoeren, controleren en koppelen van vrachtdocumenten. Terwijl dat – eerlijk is eerlijk – niet meer nodig is.
“Bespaar tijd, verlaag kosten en verhoog de nauwkeurigheid van uw vrachtbrieven verwerking door middel van automatisering.”
Efficiente bedrijfsprocessen met outsourcing en automatisering
Een gids voor kleine en grote organisaties om kosten te besparen met meer focus voor de kernactiviteiten
Vrachtbrieven verwerking automatiseren
Als transportbedrijf herkent u het vast wel.
Er is een enorme variatie aan documenten dat verwerkt moet worden.
Wij helpen transportbedrijven met het automatiseren van deze documentstromen.
CMR
Weegbonnen
GGB-formulieren
(gevaarlijke stoffen)
Tank cleaning-certificaten
Gezondheidscertificaten
Aftekenlijsten
Veel van deze formulieren komen handgeschreven binnen, bevatten handtekeningen of stempels, of missen de juiste referentie naar je TMS. Gevolg: je team is onnodig veel tijd kwijt aan overtypen, opzoeken, dubbelchecken en corrigeren.
Qintos in Cijfers
succesvolle projecten afgerond
medewerkers getraind in 7 sectoren
uren aan administratieve taken geautomatiseerd
Jaar ervaring
“Wacht niet langer. Elke dag dat je wacht, kosten inefficiënte processen jouw organisatie tijd en geld.”
De voordelen van geautomatiseerde vrachtbrief verwerking
Kostenbesparing
Het inhuren van personeel in Nederland brengt hoge loonkosten met zich mee, vaak tussen de €40 en €60 per uur, inclusief werkgeverslasten. Door administratieve taken uit te besteden, kunnen bedrijven profiteren van lagere kosten.
Meer focus voor je team
Wanneer medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp, kunnen ze zich richten op hun kerntaken. Dit verhoogt de productiviteit en draagt bij aan een hogere medewerkerstevredenheid.
Efficiëntie en Schaalbaarheid
Door administratieve bedrijfsprocessen te automatiseren, komt er meer tijd vrij voor andere taken. Bovendien is er geen capaciteit beperking meer en is op- of af schalen niet meer nodig.
Minder fouten en hogere datakwaliteit
Fouten in administratie kunnen grote gevolgen hebben, vooral bij transportbedrijven. Een geautomatiseerd proces waarbij structureel binaire keuzes worden gemaakt, zorgt voor voorspelbare resultaten en dus minder fouten.
Praktijkvoorbeeld: geautomatiseerde vrachtbrief verwerking
Mirjam is logistiek manager bij een internationaal transportbedrijf. Elke week verwerkt haar team meer dan 300 documenten handmatig: CMR’s, gezondheidsverklaringen en tank cleaning-documenten.
Vooral aftekenlijsten zorgen voor hoofdpijn. Eén lijst bevat soms 12 zendingen, met handtekeningen, variabele regels en onduidelijke verwijzingen. Elke fout in de verwerking leidt tot vertraging bij facturatie, onnodige telefoontjes en ergernis op de werkvloer.
Sinds ze met onze oplossing werken, wordt 90% van deze documenten automatisch ingelezen, gekoppeld aan de juiste order én gecontroleerd op stempel + handtekening. Haar team bespaart meer dan 20 uur per week. Die tijd wordt nu ingezet voor uitzonderingen, klantvragen en procesverbetering.
Qintos
Hoe het werk: Vrachtbrieven verwerking automatiseren
Onze oplossing sluit aan op je bestaande systemen. Dus of je nu werkt met een bekend TMS of een maatwerkapplicatie: wij zorgen voor de koppeling. Veilig, transparant en zonder dat je hele proces op de schop hoeft.
Wat we doen:
Slimme herkenning van handschrift, stempels en handtekeningen
Automatisch koppelen van documenten aan de juiste orders, ook als het ordernummer ontbreekt
Controle via webkoppelingen: bijvoorbeeld validatie van gezondheidscertificaten of erkende leveranciers
Voorbewerking voor facturatie – inclusief charters
En alles wat niet automatisch kan? Dat wordt apart gemarkeerd voor je team, zodat ze gericht kunnen handelen.
Vrachtbrief verwerking automatiseren iets voor jou?
Als je nu denkt: “Ja, dit speelt bij ons ook” – dan hebben we goed nieuws. Je hoeft geen dure softwarelicentie aan te schaffen om te ontdekken of het werkt.
Bij Qintos bieden we een vrijblijvende proof-of-concept aan.
Stuur ons (veilig) een selectie van je vrachtdocumenten – bijv. CMR, tank cleaning en een aftekenlijst – en we laten je precies zien wat er automatisch verwerkt kan worden. Kost je niets. Geen verplichtingen.
✔ Wat er herkend wordt
✔ Hoe de koppeling werkt
✔ Hoeveel tijd je bespaart
Geen demo’s met mooie plaatjes. Gewoon je eigen documenten, je eigen situatie, onze oplossing.
Tot slot
De meeste transportbedrijven blijven veel te lang hangen in “zo doen we het al jaren”. Maar ondertussen loopt de werkdruk op, stijgen de kosten, en raken planners gefrustreerd van het administratieve gedoe.
Waarom zou je blijven overtypen als het anders kan?
Laat ons het bewijzen. Stuur ons je documenten en zie zelf wat er gebeurt.
Meer weten of direct starten met je gratis proof-of-concept?