De INTERNE fundamenten van succesvol uitbesteden
Als je dit artikel leest dan heb je al bedacht dat het uitbesteden van een of enkele taken mogelijk voordelen voor je bedrijf kan betekenen. Of het nu gaat om kosten besparen, meer tijd genereren voor kerntaken of juist om de groei te ondersteunen, outsourcing kan een hele mooie aanvulling zijn op je businessmodel.
Meer efficiëntie en groei
Het uitbesteden van de boekhouding, ICT, logistiek, of een andere tak, is voor veel bedrijven de sleutel tot meer efficiëntie en groei. Maar voordat je als bedrijf de sprong waagt, moet je eerst goed begrijpen wat er allemaal bij komt kijken en zorgvuldig afwegen welke stappen je moet zetten. In de complexe wereld van de outsourcing is er geen one-size-fits-all oplossing. Denk ook niet dat je een knop om kan zetten en dat het dan meteen werkt. Het uitbesteden van bedrijfsprocessen is een investering die zich alleen terugverdient op het moment dat je je due dilligence goed uitvoert.
Interne overwegingen
In dit stuk gaan we het hebben over de voorbereiding, ofwel de interne overwegingen die gedaan moeten worden voordat je überhaupt een blik buiten de organisatie wil werpen.
Dus.. pak een kop koffie, zorg dat je tussendoor aantekeningen maakt en laten we beginnen!
Grondige interne evaluatie
Alle succesvolle outsourcingstrajecten starten met een grondige interne evaluatie.
Twee belangrijke kernwoorden die echt even moeten doordringen bij iedereen die outsourcing als oplossing ziet. Denk hierbij aan het vaststellen van de bedrijfsdoelen, het selecteren van de juiste stakeholders, het informeren van de organisatie, het beoordelen van de eigen capaciteiten en het bepalen welke taken het beste uitbesteed kunnen worden. Soms wordt outsourcing namelijk gezien als een magische oplossing die directe kostenbesparingen en verbeterde efficiëntie met zich meebrengt. Een schakelaar die je als het ware omzet om kosten te besparen… was het maar zo gemakkelijk.
Een goed voorbereide interne evaluatie legt niet alleen de basis voor een succesvolle outsourcing, maar vermindert ook de risico’s en maximaliseert de voordelen. Het zorgt ervoor dat de organisatie outsourcing gebruikt als een strategisch hulpmiddel en niet als een haastige oplossing voor tijdelijke problemen. Dus, voordat je de wereld van outsourcing betreedt, zorg ervoor dat je eerst stevig staat in je eigen organisatorische huis.
Denk aan de volgende punten:
- Het bepalen van de juiste stakeholders:
Als een bedrijf heeft besloten dat outsourcing wel eens een goede aanvulling kan zijn voor de organisatie is het raadzaam om de juiste kernpersonen te betrekken bij de evaluatie van de mogelijkheden. Kennis vanuit de hele organisatie en zeker vanuit de teams die de taken uitvoeren is nodig om de juiste strategie te bepalen. - Definiëren van Kernactiviteiten:
Elk bedrijf heeft unieke sterktes en specialismen. Voordat men besluit welke processen uit te besteden, moet men eerst zorgvuldig identificeren wat de kerncompetenties van de organisatie zijn. Zijn deze processen cruciaal voor de concurrentiepositie of de unieke waarde propositie van het bedrijf? Als ze dat zijn, is het misschien verstandiger om ze in eigen beheer te houden. Anders kan men overwegen ze uit te besteden om meer focus en middelen te richten op de daadwerkelijke kernactiviteiten. - Kostenanalyse:
Op het eerste gezicht lijkt outsourcing vaak een eenvoudige manier om kosten te besparen. Echter, een grondige kostenanalyse moet verder gaan dan alleen het bekijken van de directe besparingen. Naast financiële aspecten moet men ook de potentiële besparingen in tijd en verhoogde efficiëntie overwegen. Bovendien is het cruciaal te begrijpen dat het niet enkel om geld draait; de gewonnen tijd en flexibiliteit kunnen op de lange termijn waardevoller zijn voor het bedrijf. Stel een afdeling van 25 mensen kent per persoon 20% aan taken die uitbesteed kunnen worden, dat zijn 5 mensen die daarna meer waarden kunnen creëren voor de organisatie door zich te richten op de kernactiviteiten. - Risicobeoordeling:
Outsourcing kan leiden tot het verlies van waardevolle expertise of het risico dat gevoelige bedrijfsinformatie in verkeerde handen valt. Zeker bij offshoring, waarbij men te maken heeft met externe partners op andere continenten, kunnen de risico’s hoger zijn. Het is daarom essentieel om een uitgebreide risicoanalyse uit te voeren, rekening houdend met zaken als intellectueel eigendom, datalekken en kwaliteitscontrole. Het is raadzaam on alle risico’s die hieruit voortkomen met een jurist te bespreken en deze in een later stadium in contracten te laten vastleggen. - Analyse van Flexibiliteitsbehoeften:
De moderne bedrijfswereld vraagt om flexibiliteit. Bedrijven moeten snel kunnen schakelen in reactie op marktveranderingen of seizoensgebonden trends. Outsourcing kan hierin een sleutelrol spelen. Door niet-kernactiviteiten uit te besteden, kan een bedrijf zich snel aanpassen zonder overmatige overheadkosten of bureaucratische vertragingen. Stel dat jouw organisatie seizoensgebonden fluctuatie in de werkzaamheden kent. Zijn er facetten die uitbesteed kunnen worden die het kernteam in die 4-5 maanden ontlast? Dat kan van onschatbare waarde zijn. - Cultuuroverwegingen:
Niet alleen ieder land, maar ook elke organisatie heeft een unieke cultuur en set van waarden. Wanneer men besluit samen te werken met een externe partner, kunnen er cultuurverschillen naar voren komen die de samenwerking kunnen beïnvloeden. Het is daarom van belang om de culturele fit tussen het eigen bedrijf en de potentiële outsourcingspartner te evalueren. Het overbruggen van cultuurverschillen kan uitdagingen opleveren, maar met de juiste voorbereiding en communicatie kunnen deze hobbels overwonnen worden. Dit is echter voor ieder bedrijfsproces anders: Het uitbesteden van je klantenservice naar een derde partij zal immers meer beïnvloed worden door cultuurverschillen dan de invoer en controle van financiële gegevens. - Personeelsgevolgen:
Outsourcing kan aanzienlijke gevolgen hebben voor het huidige personeel. Beslissingen om bepaalde activiteiten uit te besteden kunnen leiden tot ontslagen, herplaatsingen of veranderingen in rolverdelingen. Maar denk daarnaast ook zeker aan de onzekerheid die het de mensen zou kunnen geven. Als outsourcing niet op een goede manier gecommuniceerd wordt met het eigen personeel kan dat grote gevolgen met zich meedragen. Het is essentieel om deze veranderingen zorgvuldig te beheren, zowel vanuit een communicatieperspectief als vanuit het oogpunt van persoons- en bedrijfsethiek. - Communicatie en Samenwerking:
Wanneer taken en verantwoordelijkheden worden overgedragen aan een externe partij, kunnen er nieuwe uitdagingen ontstaan op het gebied van communicatie en samenwerking. Het overbruggen van taalbarrières, tijdszones en culturele verschillen vereist extra inspanning en mogelijk ook investeringen in communicatietools. Duidelijke communicatiekanalen en regelmatige check-ins zijn cruciaal om misverstanden te voorkomen en de samenwerking soepel te laten verlopen. - Kwaliteitscontrole:
Met outsourcing kan de directe controle over bepaalde processen verloren gaan. Het is daarom van vitaal belang om robuuste kwaliteitscontrolemechanismen van tevoren in te stellen. Dit kan betekenen dat er duidelijke prestatie-indicatoren worden vastgesteld, regelmatige beoordelingen worden uitgevoerd en er feedbackloops worden gecreëerd om ervoor te zorgen dat de geleverde diensten of producten aan de verwachte standaarden voldoen. - Exit strategie:
Hoewel niemand een samenwerking aangaat met het oog op een mogelijke beëindiging, is het toch cruciaal om vooruit te denken. Wat gebeurt er als de relatie niet naar wens verloopt? Hoe moeilijk en kostbaar zou het zijn om de uitbestede processen weer intern te nemen of naar een andere leverancier over te dragen? Het voorbereiden van een exit strategie zorgt voor duidelijkheid en beperkt mogelijke verstoringen. Zorg bijvoorbeeld dat alle kennis vast is gelegd in duidelijke en gedetailleerde documentatie. Maak ook alle trainingsmaterialen en instructies zelf. Op deze manier heb je alle belangrijke facetten geborgen mocht de samenwerking om wat voor reden dan ook niet werken. - Groeiscenario’s:
Terwijl uw bedrijf evolueert en groeit, zullen uw behoeften op het gebied van outsourcing ook veranderen. De gekozen outsourcingspartner moet in staat zijn om mee te groeien met uw organisatie en zich aan te passen aan veranderende behoeften. Dit betekent het hebben van schaalbare oplossingen, de mogelijkheid om meer personeel in te zetten of het aanbieden van aanvullende diensten indien nodig. Bedrijven die willen starten met 5 mensen, maar uiteindelijk willen doorgroeien naar 300 hebben een hele andere partner nodig dan bedrijven die in de nabije toekomst niet verder zullen doorgroeien dan 5-10 mensen.
Natuurlijk zijn er nog meer punten die besproken moeten en kunnen worden. Daarnaast zijn sommigen meer of minder relevant voor jouw organisatie. Dit hangt af bij wat voor soort bedrijf je werkt en waar de focus moet liggen van jouw mensen.
Meer diepgang en inspiratie
Voor meer diepgang en inspiratie hebben we een overzicht van vragen opgesteld die iedere organisatie kan gebruiken om de interne evaluatie vorm te geven. Mocht je daar interesse in hebben stuur even een korte mail naar t.daling@qintos.nl en dan stuur ik je die toe.
Lees ook
Lees ook onze artikelen over de externe overwegingen (het selecteren van de juiste partner), het onboarden van je project (hoe start je nu echt op een goede manier) en tot slot, het managen van je project.
